Comment mieux gérer son emploi du temps et augmenter son efficacité grâce à la méthode Pomodoro

La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 19801. Cette méthode se base sur l’usage d’un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori (qui signifie en italien « tomates »). Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses.

Cette technique est particulièrement efficace dans un monde où il est de plus en plus facile de se laisser distraire par Facebook, Instagram ou tout autre réseau social.

Se fixer des objectifs courts (25 min) semble beaucoup moins effrayant que de se dire que l’on doit absolument finir un travail complet estimé à 2 jours.

Dans cet article je vous décris les 5 étapes clés pour réussir avec la méthode dans l’accomplissement de vos objectifs grâce à la méthode Pomodoro.

#1 décider de la tâche à effectuer

Mine de rien si vous ne savez pas où aller, vous n’irez soit nul part, soit au mauvais endroit. Alors la première étape dans l’accomplissement d’un ensemble de tâches est de décider laquelle vous devez effectuer. Pour ce faire, nous pouvons utiliser différentes techniques, la plus simple étant celle de se demande combien de temps mettrai-je pour effectuer cette tâche.

Si : 

  • Il vous faut 5 min ou moins pour la faire (envoyez un SMS à votre mère, sortir les poubelles,…), alors il faut la faire immédiatement
  • Sinon, effectuez la tâche en fonction de sa criticité (voir méthode suivante)

Une autre méthode consiste en l’évaluation de la criticité d’une tâche : s’agit-il d’une question de vie ou de mort (urgence absolue) ? Alors faites-la immédiatement.

Cette méthode suppose de déterminer la criticité d’une action, hors il s’agit le plus souvent d’un critère subjectif. Une tâche présentée comme critique peut ne pas l’être pour vous, voir pour la personne qui vous l’assigne quelques jours plus tard. Vous avez surement déjà vécu ce moment où l’on vous a demandé de faire un truc «Hyper Urgent», qui au final ne l’était absolument pas.

Pour régler ce problème et faire le choix donc de la tâche à accomplir, sans tomber dans le piège de la fausse tâche urgente, on peut utiliser ce que l’on appelle la «Matrice d’Eisenhower».

Matrice d’Eisenhower : classer les tâches à faire en fonction de leur urgence ainsi que de leur importance

Concrètement, on va simplement croiser deux questions à l’intérieur d’une matrice :

  1. La tâche est-elle URGENTE ? (Criticité)
  2. La tâche est-elle IMPORTANTE ? (Valeur / Retour sur investissement)

Si :

  1. La tache est URGENTE et NON-IMPORTANTE (Achetez du beurre pour cuisiner un dessert à vos invités soir, des boissons, …Si vous n’avez pas de boissons pour votre soirée, vos invités ne refuseront pas de boire de l’eau du robinet), alors NE LA FAITES PAS et demandez à quelqu’un d’autre de la faire. Avec un peu de négociation cela peut se faire sans trop de mal.
  2. La tache est URGENTE et IMPORTANTE (Payez votre facture d’électricité ce soir pour ne pas subir de coupure), alors FAITES-LA IMMÉDIATEMENT !
  3. La tache est NON-URGENTE et NON-IMPORTANTE, alors ÉLIMINEZ-LA, tout simplement, elle n’a rien à faire dans votre liste de choses à faire…en tout cas pour le moment.
  4. La tache est NON-URGENTE et IMPORTANTE, alors, PLANIFIEZ-LA dans votre agenda. Avec Google Agenda par exemple, il est facile de créer et régler vos plannings de manière à recevoir des alertes quelques heures ou quelques jours avant pour ne pas la rater.

Vous l’aurez compris, il vous faut donc faire le choix d’une tâche à la fois URGENTE et IMPORTANTE.

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important » Dwight David Eisenhower

#2 Régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes

À l’aide d’un minuteur ou d’une horloge, donnez-vous 25 minutes exactement pour l’accomplissement de la tâche que vous avez sélectionné précédemment. Profitez de ces 25 minutes de travail de profondeur pour effectuer ce travail en refusant de succomber à toute distraction en provenance du monde extérieur (réseaux sociaux, email,…). Vous n’avez que 25 minutes, alors ne perdez pas de temps.

#3 Travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite

Ne vous relâchez pas tant que les 25 minutes ne sont pas écoulées. Restez concentré-e sur cet objectif. Une fois les 25 minutes écoulées et si vous avez fini votre tâche, notez-là comme effectuée.

Vous pouvez vous servir d’outil comme Trello pour organiser votre travail sous forme de carte à classer par catégorie :

  • Tâches à faire
  • Tâches En cours
  • Tâches Terminées
  • Tâches déléguées
  • Tâches archivées
Exemple de liste avec Trello

Si vous n’avez pas, dans ce laps de temps, finalisé la tâche, alors vous n’aurez plus qu’à recommencer juste après l’étape #4 ci-dessous.

#4 Prendre une courte pause (5 minutes)

C’est une étape à ne surtout pas négliger à après chaque pomodori (travail de 25 min de l’étape #3). Après l’effort, votre cerveau a besoin de réconfort, alors accordez-vous un peu de repos en vous levant de votre poste de travail et allant vous prendre un café, un thé ou vous faisant tout simplement les «100 pas» dans votre bureau, votre appartement ou votre maison.

#5 Prendre une longue pause (15-20 minutes) tous les quatre pomodori

Votre cerveau est un muscle et peu donc vite s’épuiser après de longues heures de travail. Offrez-vous un peu de répit toutes les 4×20 min (un peu plus d’une Heure). Faites-le par exemple durant votre pause déjeuner (12h à 13h30 par exemple). Profitez-en peut etre aussi pour aller faire du sport ou tout simplement marcher ou discuter avec quelqu’un de proche. Evitez au maximum les réseaux sociaux durant votre pause, car cela risqueraient d’épuiser votre cerveau pour rien. Laissez-vous la fin de la journée pour vous distraire un peu sur Facebook, Youtube, …

Bonus : commencer tôt le matin

De nombreuses études montrent que notre cerveau est beaucoup plus efficace et disponible tôt le matin. Toutes les religions privilégient d’ailleurs le matin pour faire la prière, car c’est un moment de la journée où votre concentration est à son plein potentiel.

Fixez-vous donc comme objectif de travailler dur jusqu’à 11h de la matinée. Faites pendant cette plage horaire des tâches difficiles intellectuellement parlant (écrire un article, régler un gros bug informatique, faire sa comptabilité,…) ou pas nécessairement passionnantes (faire un tableau Excel de tous les fournisseurs de votre entreprises), mais qui sont tout de même urgentes. Puis réservez votre après-midi pour des tâches moins intellectuelles, automatiques (lire ses mails, contacter un client par téléphone) ou physique (faire le ménage, déplacer un meuble,…)

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AuthorCharles EDOU NZE

Ingénieur informatique, blogueur et essayiste qui s'ignore encore.